Vagtplan til BPA: fra Excel til eget system.

Problemet: en vagtplan i Excel og et ringbind

I mange år boede vagtplanen til min BPA i Excel. Jeg lavede planen i et ark, eksporterede den til PDF og sendte den til hjælperne. Samtidig printede jeg den og lagde den i en mappe på hjælperværelset.

Når en vagt skulle byttes, rettede jeg i Excel, sendte en ny PDF ud – og skrev ændringen i hånden på planen i mappen. Den rigtige version var den, der lå på værelset. Glemte man at kigge der, arbejdede man måske efter en gammel PDF i indbakken.

Excel virkede. Men den virkede på samme måde, som en gammel cykel virker: Man kommer frem, men man mærker hvert eneste hul i vejen.

Det byggede jeg

Jeg skrev en ærlig liste over, hvad jeg havde brug for – ikke en kravspecifikation. Jeg vil kunne lægge en plan. Mine hjælpere skal kunne se den på telefonen. De skal kunne foreslå bytter, og jeg skal godkende dem. Og det hele skal være på dansk og så simpelt, at ingen behøver en manual.

• Bytter med godkendelse. Hjælperne foreslår et byt i appen, og jeg trykker godkend eller afvis.
• Advarsler og regler. Sætter jeg en vagt forkert i forhold til mine regler, siger systemet fra.
• Telefonen først. Appen kan ligge på hjemmeskærmen og sende push, når der sker noget vigtigt.
• Ferie, vejledninger og rengøring. Ferieønsker kommer ind i systemet i stedet for en tråd af beskeder.

Sådan gik det

1. To timer til noget, der virkede. Jeg havde regnet med en weekend. Efter to timer kunne jeg logge ind, lægge vagter for en uge og se dem i en oversigt.
2. Seks-syv runder. Jeg brugte systemet et par dage, noterede hvad der manglede, og lavede en ny runde ændringer. Igen og igen.
3. Klar på under en uge. Bytter kom først, så advarslerne, så mobilen og push.
4. Og så MCP. Til sidst koblede jeg systemet på Claude, så jeg kan spørge om planen på almindeligt dansk.

Stakken

Bygget med	Claude, som byggepartner fra første prompt
Teknik	Almindelig PHP og en database – bevidst kedeligt
Drift	Mit eksisterende webhotel hos Simply.com
AI-adgang	MCP, så Claude kan slå op og handle i planen

Når jeg kan spørge Claude om min vagtplan

MCP (Model Context Protocol) er en måde at give en AI adgang til et værktøj, så den kan slå op og handle på dine vegne. I praksis kan jeg skrive »Hvem arbejder på lørdag?« eller »Er der huller i planen i næste måned?« – og få Claude til at lægge en plan ud fra de regler, jeg har sat op. Ligger der et byt og venter, kan jeg bede om at få det godkendt.

Det er ikke magi, og jeg tjekker stadig selv de vigtige ting. Men det føles lidt som at have en assistent til mine assistenter.

Det lærte jeg

AI erstatter ikke det at vide, hvad man vil. Den gør bare afstanden fra idé til noget, der virker, utrolig kort.

AI’en skrev koden hurtigt. Det meste af tiden gik med at tænke over, hvordan min hverdag faktisk fungerer. De beslutninger – hvad der er vigtigt, hvad der skal være simpelt, hvad mine hjælpere har brug for – har jeg skullet træffe selv.

Vil du læse hele historien, står den på bloggen: Vagtplan til BPA: Fra Excel til eget system bygget med AI.