Vagtplan til BPA: Fra Excel til eget system bygget med AI

I mange år har min vagtplan til BPA boet i Excel. Jeg lavede planen i et ark, eksporterede til PDF og sendte den til hjælperne. Samtidig printede jeg den ud og lagde den i en mappe på hjælperværelset. Når man har borgerstyret personlig assistance (BPA), er vagtplanen ikke bare et skema. Den er det, der sørger for, at der står et menneske i døren hver morgen. Så den skal være rigtig.

Excel virkede. Det gjorde den virkelig. Men den virkede på samme måde, som en gammel cykel virker: Man kommer frem, men man mærker hvert eneste hul i vejen.

Excel-trætheden: Vagtplanen i regneark og ringbind

Det var ikke én stor ting, der fik mig til at give op. Det var alle de små.

Når en vagt skulle byttes, rettede jeg i Excel, sendte en ny PDF ud – og skrev også ændringen i hånden på den udskrevne plan i mappen. Den rigtige version var den, der lå på værelset. Glemte man at kigge der, arbejdede man måske efter en gammel PDF i indbakken.

På et tidspunkt tænkte jeg: Det her kan jeg gøre smartere.

Beslutningen om at bygge selv – med AI

Jeg er ikke udvikler. Jeg kan nok til at være farlig, som man siger. Men jeg havde i et stykke tid leget med det, der efterhånden hedder vibe coding: at man beskriver, hvad man vil have, og bygger det sammen med en AI – i mit tilfælde Claude – i stedet for at skrive hver linje selv.

Så jeg satte mig ned og skrev en lang beskrivelse af, hvad jeg egentlig havde brug for. Ikke en kravspecifikation, mere en ærlig liste: Jeg vil kunne lægge en plan. Mine hjælpere skal kunne se den på telefonen. De skal kunne foreslå bytter, og jeg skal godkende dem. Og det hele skal være på dansk og simpelt nok til, at ingen behøver en manual.

Jeg valgte bevidst en kedelig stack: almindelig PHP, en database og mit eksisterende webhotel hos Simply.com. Ingen tunge frameworks, ingen servere jeg skal passe. Det skulle være noget, jeg selv kunne forstå og flytte, hvis det blev nødvendigt.

To timer til noget, der faktisk virkede

Den første version, der rent faktisk virkede, tog cirka to timer.

Jeg havde regnet med en weekend. Måske flere. Men efter to timer kunne jeg logge ind, lægge vagter ind for en uge og se dem i en oversigt. Det var ikke kønt, og der var ting, der drillede, men det var mit – og det var allerede bedre end arket.

Det, der overraskede mig mest, var ikke hastigheden. Det var, hvor meget af tiden der gik med at tænke over, hvordan min hverdag egentlig fungerer. AI’en skrev koden hurtigt. Jeg skulle bare vide, hvad jeg ville.

Seks-syv runder – klar på under en uge

Fra den første version til noget, jeg kunne bruge i hverdagen, gik det hurtigt. Jeg brugte systemet et par dage, noterede hvad der manglede, lavede en ny runde ændringer, brugte det igen, justerede igen. Seks-syv iterationer i alt. Det færdige produkt – eller i hvert fald noget, der føltes klar – stod færdigt på under en uge.

Bytter var den første store ting. Hjælperne skulle kunne foreslå et byt direkte i appen, og jeg skulle bare trykke godkend eller afvis.

Advarsler og regler kom bagefter. Hvis jeg kommer til at sætte en vagt forkert i forhold til de regler, jeg har sat op, skal systemet sige fra. Det er præcis den slags fejl, der var nemme at lave i Excel.

Mobilen fyldte meget. De fleste af mine hjælpere kigger kun på planen fra telefonen, så appen kan lægges på hjemmeskærmen og sende pushnotifikationer, når der sker noget vigtigt.

Undervejs voksede systemet også ud over selve vagtplanen. Det håndterer nu vejledninger og rengøringsplaner, og hjælperne kan sende ferieønsker ind i stedet for at huske dem i en tråd af beskeder.

Og så: MCP.

Når jeg kan spørge Claude om min vagtplan

MCP (Model Context Protocol) er en måde at give en AI som Claude adgang til et værktøj, så den kan slå op og handle i det på dine vegne. Jeg har koblet mit vagtplansystem på, så jeg kan skrive til Claude på helt almindeligt dansk.

I praksis betyder det, at jeg kan spørge: »Hvem arbejder på lørdag?« eller »Er der huller i planen i næste måned?« Jeg kan også få Claude til at lægge en vagtplan ud fra de regler, jeg har sat op i systemet. Og hvis der ligger et byt og venter, kan jeg bede om at få det godkendt. Det er særligt rart på dage, hvor jeg ikke har lyst til at klikke mig rundt i en grænseflade, men bare vil have et svar.

Det er ikke magi, og jeg tjekker stadig selv de vigtige ting. Men det føles lidt som at have en assistent til ens assistenter.

Hvad jeg har lært

Excel er et fantastisk værktøj til mange ting. Men når noget er en central del af ens hverdag, og flere mennesker er afhængige af det, er der en grænse for, hvor længe et regneark – plus en mappe på værelset – kan holde til at blive brugt som system.

Det største, jeg har lært, er nok, at AI ikke erstatter det at vide, hvad man vil. Den gør bare afstanden fra idé til noget, der virker, utrolig kort. Jeg har brugt Claude som en byggepartner, der aldrig bliver træt af mine »kan vi lige ændre…«-beskeder. Men beslutningerne – hvad der er vigtigt, hvad der skal være simpelt, hvad mine hjælpere har brug for – dem har jeg skullet træffe selv.

Og så har jeg lært, at det er okay at starte småt. To timer til noget, der virker. Et par dage. En runde mere. Under en uge senere havde jeg noget, jeg faktisk ville bruge.

Vil du bruge en vagtplan til din egen BPA-ordning?

Mit vagtplansystem er ikke et produkt, og det er ikke til salg. Det er mit eget værktøj, bygget til min hverdag.

Hvis du har en BPA-ordning og mangler noget lignende, så skriv gerne. Jeg vil gerne udvide det, så andre også kan bruge det – gratis.